Описание бизнес-процессов компании для франшизы. Разработка FranchBook

Предприниматели, которые рассматривают возможность развития своего бренда через франчайзинг и приняли решение об упаковке своего бизнеса во франшизу, сталкиваются с задачей передачи своих знаний и опыта франчайзи. В этом помогает создание руководства для франчайзи, которое включает в себя описанные бизнес-процессы.

Что такое описание бизнес-процессов?

Описание бизнес-процессов – это детальная регламентация всех шагов, которые требуется выполнить для того, чтобы определенный процесс был успешно завершен, включая технологические и операционные аспекты, а также потребности в ресурсах.

Оно позволяет регламентировать и стандартизировать деятельность компании, а также упростить обучение новых сотрудников и упаковку франшизы.

Процессы описываются в виде графических диаграмм, текстовых инструкций, видеороликов и других форматах, которые наиболее удобны для отражения конкретного процесса.

Регламентация бизнеса также помогает выявить и устранить узкие места, которые замедляют работу и ухудшают качество продаваемой продукции или услуг. Систематизация также повышает эффективность, улучшает контроль и помогает в принятии взвешенных решений в условиях стремительно меняющейся ситуации на рынке. Кроме этого, когда технологии документированы и стандартизированы, компания может легко передавать свой опыт другим сотрудникам и филиалам без потери качества.

Однако, просто регламентация может быть недостаточной для успешного запуска франчайзинговой концепции. Для продуктивной деятельности франчайзинговых филиалов требуется разработать подробный FranchBook.

Что такое руководство для франчайзи?

Руководство для франчайзи (FranchBook) – это набор документов, которые рассказывают о поэтапном плане действий для достижения конкретной цели в рамках предпринимательской деятельности. Книга или отдельные документы включают в себя рекомендации обо всех аспектах предпринимательства, таких как подготовка к открытию, поиск и оценка помещения, выбор и закупка мебели, оборудования и расходников для работы, маркетинг, продажи, управление персоналом, финансы и многое другое. Franchbook даёт понять, как предприятие функционирует в целом, а не только его отдельные элементы.

Руководство создаётся будущим франчайзером самостоятельно или с помощью профессиональных компаний упаковщиков франшиз и предназначен для того, чтобы обеспечить единый уровень качества и обслуживания во всех представительствах. Благодаря чему новички быстрее запустят своё дело, минимизируют риски и избегут ошибок.

Книга бизнеса должна быть достаточно подробной, чтобы отразить все нюансы организации и управления, но при этом не должна быть слишком сложной для понимания и выполнения.

Зачем описывать бизнес-процессы?

Формализация операционных принципов и разработка документации – это один самых сложных этапов при упаковке франшизы, так как он является основным инструментом передачи опыта и управления партнёрской сетью.

Во время работы над стандартами важно учесть различные аспекты и следовать четкой структуре. Разработка регламентов и написание документации по франчайзингу имеет множество преимуществ и целей, которые оправдывают необходимость серьёзного подхода и больших трудозатрат.

Цели и преимущества регламентации бизнес-процессов и разработки FranchBook:

1. Стандартизация. Позволяет установить единый стандарт производства и оказания услуг, что позволяет поддерживать высокий уровень производства товаров и услуг во всех филиалах. Представительства получают четкие инструкции, как действовать в каждой ситуации, что упрощает открытие предприятия и позволяет избежать ошибок.
2. Увеличение эффективности и оптимизация деятельности. Во время ревизии технологий и процедур появляется возможность идентифицировать узкие места и повысить уровень работы как самой организации, так и её филиалов.
3. Уменьшение времени на запуск. Благодаря чётким и последовательным рекомендациям и готовым рабочим инструментам новички проще проходят путь от подготовки к открытию до выхода на проектные мощности.
4. Повышение качества взаимодействия. Регламентированные подходы в функционировании предприятия и понятные рекомендации уменьшают временные затраты на обучение и регулярную поддержку франчайзером своих партнёров. Благодаря этому франчайзер фокусируется на более приоритетных вопросах и точечно улучшает эффективность.
5. Улучшение качества обслуживания клиентов. Регламентация действий по обслуживанию клиентов способствует улучшению уровня предоставляемых услуг, что в свою очередь повышает доверие клиентов к бренду, способствует увеличению лояльности и увеличивает продажи.
6. Сохранение брендовой идентичности. Правила способствуют сохранению брендовой идентичности, что является важным фактором в предпринимательской деятельности. Покупатели франшизы получают четкие требования, как использовать брендовые элементы, как выстраивать диалог с потребителями товаров или услуг и какие принципы действуют в организации.
7. Уменьшение рисков. Документы для франчайзи дают возможность уменьшить риски при запуске предприятия. Предприниматели получают проверенные на практике технологии и готовые инструменты, что позволяет им избежать финансовых потерь.

Основываясь на нашем двенадцатилетнем опыте, мы подготовили для вас пошаговый план, который поможет вам правильно описать операционные стандарты компании и написать качественное руководство самостоятельно.

Этапы описания бизнес-процессов и создания руководства

1. Определите цели и задачи Перед началом формализации бизнес-процессов важно определить цели и задачи. Целью может быть подготовка единой информационной базы и системы управления бизнес-процессами для всех франчайзинговых точек, а задачей – подготовка четких требований к организации взаимодействия в рамках коммерческой концессии.
2. Соберите информацию Проведите исследование и соберите данные обо всех процессах, которые присутствуют в организации. Например, сделайте это путём интервьюирования сотрудников и руководителей направлений, изучения документов, просмотра видеоматериалов и анализа отчетов.
3. Определите ключевые бизнес-процессы После сбора данных требуется определить ключевые процессы, которые будут включены в FranchBook. В него обычно включают такие разделы, как поиск и оснащение помещения, закупка товаров, производство, логистика, взаимодействие с клиентами и продажи, реклама и маркетинг, финансы.
4. Разработайте регламенты и процедуры Для каждого ключевого бизнес-процесса требуется описать существующие или разработать обновлённые регламенты и стандарты, которые будут определять процедуры и правила действий в рамках каждого процесса. Правильно описанные процедуры позволяют упорядочить работу и повысить эффективность каждого участника сети.
5. Создайте инструкции Для каждого ключевого и формализованного бизнес-процесса важно формализовать отдельные инструкции, которые будут объяснять, как правильно выполнять процедуры и правила, описанные в регламентах. Вам стоит максимально детально описать каждый процесс и его этапы, а также указать требуемые ресурсы, инструменты и оборудование для их осуществления и поддержания. Благодаря пояснениям молодые партнёры скорее погрузятся в общепринятые требования.

Систематизируйте документы

Систематизация стандартов, чек-листов, регламентов, положений и правил – это ответственный этап при создании единой базы знаний. Ниже представлены наши советы, которые помогут правильно систематизировать все материалы:

• Разделяйте материалы по категориям – разделите материалы на категории в зависимости от их типа и назначения. Например, выбор помещения, технологии поиска клиентов, оказания услуг, правила использования программного обеспечения, управления персоналом и т.д.
• Установите приоритеты – определите приоритетность знаний, которые партнёр должен освоить в первую очередь. Например, выбор помещения и локации для будущей торговой точки зачастую является одним из первых и самых ответственных этапов на пути к достижению успеха.
• Создайте структуру – создайте логическую структуру, чтобы молодые участники сети могли легко найти нужные данные. Например, разделите документацию по функциональным областям или по этапам открытия предприятия.
• Разработайте индекс – создайте индекс, который позволит оперативно находить документы. Индекс должен содержать ключевые слова и фразы, которые описывают содержание каждого раздела.
• Регулярно обновляйте информацию – документация, которая используется в компании, требует регулярного обновления и добавления в соответствующие разделы справочника.
• Сделайте информацию доступной – рекомендуется, чтобы база знаний была всегда доступной. Например, оформите её в виде онлайн-портала, к которому у партнёров есть лёгкий доступ в любое время.
• Обучите партнёров – обучите их принципам использования портала. Проведите тренинги или вебинары, чтобы они могли понимать, как использовать базу знаний и как оперативно получать нужные данные.

Заключение

Как видно, разработка FranchBook для франчайзи – это довольно сложная задача, которая требует от франчайзера серьезных временных и финансовых затрат и ресурсов. Однако, правильно структурированные и описанные технологии помогают создать эффективную сеть, значительно увеличивают скорость развития, доходы организации и выводят её на качественно иной уровень.

Если у вас нет опыта в разработке и систематизации деятельности предприятия или отсутствуют необходимые ресурсы и время, рекомендуем доверить этот важнейший блок упаковки франшизы профессионалам. Обращайтесь, мы поможем.